Dosyalar
gidip gelirken, özellikle versiyon takip edebilecek bir programımız yok ise,
aynı dosyadan aynı ve benzer isimlerde onlarcası gidip gelmeye başlayabiliyor.
Böyle durumlarda, kimin o dosyayı son kez değiştirdiğini, en son o dosyanın
hangi gün değiştirildiğini ve o değişimde nelerin yapıldığını kaçırabiliyoruz.
Bunun
için kullanabileceğimiz çok basit bazı çözümler var. Şimdi sizlerle bunları
kısaca paylaşmak istiyorum.
- Dosyaları isimlendirirken eğer çok versiyon gitmeyecekseniz (mesela en fazla 10 değişim yapacağınız bir başvuru dosyasını hazırlayıp yollayacaksınız) versiyonlamada versiyon numarasından gidebilirsiniz.
- Her versiyon artışında hem versiyon numarası hem de isim değiştirilirse geriye yönelik takip kolayca yapılabilir.
- Dosyalarda gerçek gönderim yapılmadan asla ama asla "final, son, artık bitti, gönderiyoruz, yeter artıııık" gibi sözlere yer verilmemeli, versiyon yükseltmeye hep devam edilmelidir.
- Mümkün olduğunca aynı anda bir dosya en fazla bir kişi tarafından değiştiriliyor olmalıdır. Ancak eğer bir şekilde bir versiyon 2 kişide birden olursa (bkz: aşağıdaki örnek) versiyon isimleri değiştirilmemeli, ancak dosya yönetiminden sorumlu bir kişi kişileri bilgilendirerek bir sonraki versiyonun iki versiyondaki değişiklikleri de kapsadığından emin olmalıdır.
- Dosya bittikten ve gönderildikten sonra son versiyonun sonuna "final" eklentisi yazılabilir. Dosya yönetiminden sorumlu kişi son versiyonu ve önceki versiyonları güvenli bir klasöre aktarabilir. Tercihen önceki versiyonlar ayrı bir klasörde olabilir.
Örnek:
- Kişiler: Ahmet, Ayşe (Dosya Yöneticisi), Selin
- Ahmet dosyayı oluşturur ve "Başvuru - v1 - ahmet.docx" olarak kaydeder ve Ayşe ve Selin'e yollar.
- Ayşe dosyayı alır, çeşitli değişiklikler yapar ve "Başvuru - v2 - ayse.docx" olarak herkese yollar.
- Ahmet dosyayı bir daha değiştirir ve "Başvuru - v3 - ahmet.docx" olarak herkese yollar.
- Bu sırada Selin de kendisi bazı değişiklikler yapmış ve "Başvuru - v3 - selin.docx" diye bir dosya oluşturmuş ve bu dosyayı yollamıştır.
- Ayşe iki tane v3 olduğunu görür ve bunlardan bir "Başvuru - v4 - ayse.docx" çıkartarak iki tarafa birden yollar. Tarafları değişiklikler konusunda bilgilendirir.
- Ahmet, Ayşe ve Selin bir araya gelirler ve değişiklikler yaparak bir v5 çıkartırlar. Bu dosyayı "Başvuru - v5 - ayse.docx" olarak adlandırırlar. Bu artık sona yakın bir dosyadır, ancak içinde Selin'in yapması gereken bazı eklemeler vardır.
- Selin çeşitli eklemeleri yaparak "Başvuru - v6 - selin.docx" dosyasını hazırlar.
- Ayşe dosyaları inceler ve birkaç küçük değişiklik yapıp "Başvuru - v7 - ayse.docx" dosyasını hazırlayıp Ahmet ve Selin'e onay için gönderir.
- Ahmet ve Selin dosyayı onaylarlar. Ayşe dosyanın ismini "Başvuru - v7 - final.docx" olarak günceller ve gönderir.
- Bütün dosyalar dosya yedekleme klasöründe yedeklenir.
